Assistente de Eventos Médicos

Sobre a oportunidade

Buscamos um profissional para atuar na gestão end-to-end de eventos não promocionais da área médica, sendo responsável pelo planejamento, execução, acompanhamento e fechamento dos eventos, garantindo o cumprimento dos fluxos internos, políticas corporativas, requisitos de compliance e prazos estabelecidos.

A posição será responsável pela condução dos processos operacionais, sistêmicos, financeiros e logísticos relacionados aos eventos, incluindo criação e aprovação em sistemas, contratação de fornecedores e speakers, gestão de contratos, cotações, pedidos de compra, reservas, pagamentos e acompanhamento dos serviços.

O profissional atuará como ponto focal entre stakeholders internos e externos, mantendo interface constante com vendors, HCPs, owners dos eventos e áreas parceiras, garantindo que todas as etapas sejam executadas de forma organizada, rastreável e em conformidade com as diretrizes da companhia.

Também será responsável pelo acompanhamento de documentações, evidências, provisionamentos, notas fiscais, reconciliações e fechamento financeiro dos eventos, além da manutenção dos arquivos e relatórios atualizados.

Principais responsabilidades

• Realizar a gestão end-to-end dos eventos não promocionais da área médica;
• Acompanhar diariamente a lista de eventos disponibilizada pela área responsável;
• Criar e atualizar eventos nos aplicativos e sistemas corporativos;
• Analisar informações, prazos e classificação de tier dos speakers;
• Realizar verificações de compliance/CAP e acompanhar as aprovações dos eventos no sistema;
• Conduzir processos de compras, incluindo criação e acompanhamento de pedidos de compra;
• Gerenciar contratos, assinaturas e processos de cotação junto aos fornecedores;
• Coordenar emissões, reservas e demais etapas logísticas dos eventos;
• Atuar como ponto focal para vendors e HCPs, acompanhando RSVP, serviços e logística;
• Conduzir pagamentos de HCPs e processos de provisionamento, quando aplicável;
• Acompanhar a execução dos serviços contratados e realizar a confirmação de serviços de e-shop;
• Enviar agendas finais, listas de presença e documentação necessária para o fechamento dos eventos;
• Conduzir o fechamento dos eventos e acompanhar as respectivas aprovações;
• Manter as pastas, documentos e evidências dos eventos organizados e atualizados;
• Elaborar relatórios e apoiar os owners dos eventos nos processos de reconciliação;
• Apoiar as ações de Risk Assessment e o acompanhamento semanal do HIP;
• Participar de dailys, Kanbans e reuniões da área, contribuindo para iniciativas de melhoria contínua;
• Atuar como backup durante períodos de férias em eventos não promocionais de outras áreas terapêuticas;
• Participar das reuniões da área terapêutica e apoiar as discussões relacionadas aos eventos, quando aplicável.